Het organiseren van een evenement professioneel aanpakken bespaart tijd, energie en onnodige stress.
Je ziet het al helemaal voor je, een evenement organiseren voor je personeel of een feest omringd met dierbaren. Alleen besef je ook heel goed dat het organiseren van een succesvol bedrijfsevenement of privéfeest een enorme uitdaging is als je kijkt naar de keuzes die op je afkomen: de juiste locatie kiezen, het coördineren van leveranciers en het opstellen van een draaiboek. Gelukkig hoef je het niet allemaal zelf te doen. Hier zijn de 5 belangrijkste redenen waarom het uitbesteden van een evenement aan een event professional, jou tijd, energie en vooral stress bespaart. Zo geniet je niet alleen van een succesvol evenement, maar ook van het proces.
1. Bespaar tijd met een gedetailleerde event planning
Geen zorgen meer over de eindeloze to-do-lijst. Een ervaren event designer werkt samen met jou aan een ‘Master Plan’ voor het evenement. Dit plan fungeert als een blauwdruk voor het hele proces: van het uitwerken van een uniek concept tot het bepalen van de planning en budgettering. Hierdoor heb je altijd overzicht en weet je precies welke stappen er gezet worden. Verken samen de mogelijkheden voor het evenement en bespreek de behoeftes. Vaak is er al een idee en dus een goed startpunt voor het uitwerken van een uniek concept. Wil je zelf de touwtjes in handen houden? Maak dan samen een volledige planning en spreek uit wat je wensen zijn. Wil je bijvoorbeeld de gastenlijst beheren of de vormgeving zelf oppakken, dat kan natuurlijk hand in hand gaan als de logistieke details voor je worden geregeld. Van het eerste idee tot de uitvoering op de dag zelf, event designers kennen de valkuilen en weten welke details een feest buitengewoon maken. Waarom alles zelf doen, samen is veel leuker!
2. Professionele netwerken en leveranciers
Een ervaren event designer heeft toegang tot een uitgebreid netwerk van leveranciers, zoals cateraars, technici, decorateurs en locaties. Het vinden van betrouwbare partners kost tijd, maar met de expertise van een professional weet je zeker dat je samenwerkt met de beste partijen in de branche. Een mooi voorbeeld is dit project: een feest op een privéterrein, waarvoor leveranciers uit heel Nederland naar Westwoud kwamen. De energie en samenwerking tussen de verschillende partijen zorgden voor een geweldige sfeer. Als event designer is dat een fantastisch gevoel – wanneer iedereen opgaat in zijn werk en zichtbaar geniet van het gezamenlijke succes.
3. Een unieke en perfecte uitvoering
Iedere ondernemer wil een uniek evenement dat indruk maakt. Een event designer begrijpt hoe belangrijk het is dat jouw evenement jouw merk en boodschap weerspiegelt. Hetzelfde geldt voor een feest voor je dierbaren. Door creatieve concepten en een scherp oog voor detail, zorgt een professional ervoor dat alles tot in de puntjes is verzorgd. Geen standaardoplossingen, maar een evenement dat perfect aansluit bij jouw doelen en wensen. Waar gaan jij en je personeel op aan? Is dat muziek, bepaald eten, kleuren of elementen als reizen, de natuur, of sport. En kunnen we met die haakjes een concept bedenken. Jouw input is ontzettend belangrijk om tot een uniek concept te komen.
4. Stressvrij coördineren tijdens dé dag
De dag van het evenement kan enorm stressvol zijn. Onverwachte factoren kunnen ervoor zorgen dat je moet afwijken van het draaiboek en dit kan zorgen voor stress. Een event designer coördineert alles op de dag zelf en lost problemen op voordat jij ze opmerkt. De biertap die niet goed werkt, merk je pas als er daadwerkelijk een nieuwe tap wordt geïnstalleerd. Het geregel wat daarvoor nodig was, is je bespaard gebleven. De weersomstandigheden coördineren we de week vooraf heel goed. Zo kun jij genieten van je evenement zonder dat je je druk hoeft te maken om de details.
5. Focus op jouw evenement doelstellingen
Het doel van jouw evenement is waarschijnlijk meer dan alleen een mooie dag organiseren. Je wilt jouw mensen verbinden en jullie relatie versterken. Of je dit nu doet met een enorme ballenbak in de ruimte, tafelvoetbal XXL, silent disco of Kris Kross Amsterdam op je feest. Voor ieder wat wils. Als event designer houd ik deze doelen in gedachten en zorg ik ervoor dat elk aspect van het evenement bijdraagt aan jouw succes.
Laten we samen iets bijzonders creëren!
Het organiseren van een evenement is een ontzettend leuk traject. Juist de voorbereiding kan al een feestje zijn. Door het event uit te besteden aan een professionele event designer bespaar je niet alleen tijd en energie, maar zorg je er ook voor dat jouw evenement een groot succes wordt.
